Czym kierować się przy wyborze kserokopiarki?

Urządzenia umożliwiające kserowanie m.in. dokumentów są niezwykle ważnym elementem każdego biura. Niejednokrotnie umowy, faktury i aneksy muszą być kilkukrotnie powielane, dlatego kserokopiarki znajdują powszechne zastosowanie nie tylko w biurach rachunkowych, ale również w firmach usługowych i przedsiębiorstwach produkcyjnych. Jakie cechy powinien mieć tego typu sprzęt i na jakie parametry techniczne należy zwrócić szczególną uwagę podczas jego wybierania?

Kserokopiarki – podstawowe informacje

Osoby, które planują zakup urządzenia tego typu, zazwyczaj stoją przed dylematem dotyczącym formatu. Zdecydowana większość modeli oferuje kserowanie dokumentów w maksymalnym formacie A4. Jednymi z najważniejszych zalet takich kserokopiarek są kompaktowe rozmiary i stosunkowo niska waga. Urządzenie może pracować nawet w niewielkim pomieszczeniu, np. na biurku. Niestety największy minus to brak możliwości kserowania w np. formacie A3, co znacząco obniża uniwersalność i możliwości wykorzystania kserokopiarki. Prawdą jest, że w większości przypadków kserujemy w formacie A4, jednak coraz częściej pojawia się potrzeba skopiowania dokumentów w większym rozmiarze i wtedy pojawia się kłopot.

Kolorowa czy monochromatyczna?

Profesjonalne kserokopiarki oferujące kopiowanie w kolorze, przeważnie wiążą się z wyższym kosztem zakupu niż urządzenia monochromatyczne. Wybór sprzętu jest ściśle związany z jego wykorzystaniem. W przypadku biura projektowego lub innych miejsc, w których jest niezbędne nanoszenie kolorowych elementów na projekt, wybór jest jasny. Jednak w sytuacji gdy kserujemy wyłącznie dokumenty i nie planujemy rozszerzać naszej działalności, wówczas warto skupić swoją uwagę na kserokopiarkach monochromatycznych.

Parametry techniczne kserokopiarki

Wydajność urządzenia powinna być dopasowana zarówno do sposobu eksploatacji, jak i do liczby osób, które będą je użytkować. W przypadku intensywnej eksploatacji, najlepszym wyborem będą profesjonalne modele, charakteryzujące się wysoką jakością wykonania. Kserokopiarki przeznaczone do dużych biur są nie tylko trwałe, ale również solidne i niezawodne. Jeżeli dane w firmie mają charakter wrażliwy lub poufny, warto poszukać urządzenia, które szyfruje nasze dokumenty. W takiej sytuacji nie ma obaw, że ważne informacje trafią w niepowołane ręce.

Możliwości komunikacyjne

Aby urządzenie zapewniało szybki obieg dokumentów, powinno wyróżniać się szerokimi możliwościami komunikacyjnymi, gwarantującymi komfortowe użytkowanie. Profesjonalne kserokopiarki oferują opcję wysyłania skanów bezpośrednio na adres mailowy. W takiej sytuacji konieczne jest podłączenie sprzętu do lokalnej sieci. Ponadto, urządzenie powinno oferować opcję kserowania do folderu, a także na dysk przenośny lub pendrive. Im więcej funkcji dodatkowych, tym bardziej wszechstronna, a co za tym idzie uniwersalna staje się kserokopiarka.

Praktyczne dodatki

Jedną z najczęściej używanych funkcji dodatkowych kserokopiarki jest dupleks, czyli możliwość automatycznego drukowania obustronnego. Jest to niezwykle przydatna opcja, który znacząco ogranicza czas potrzebny na kserowanie. Kolejnym bardzo ważnym elementem kserokopiarki jest podajnik, który umożliwia jednorazowe włożenie nawet kilku tysięcy sztuk papieru. Podajnik świetnie sprawdza się w sytuacji, gdy musimy wykonać bardzo dużo kopii w krótkim czasie. Niektóre dokumenty wymagają dziurkowania, dlatego jeżeli zachodzi taka potrzeba, warto rozejrzeć się za urządzeniem wyposażonym w automatyczny dziurkacz.

Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy ArCan s.c. z Poznania.