Czym kierować się przy wyborze niszczarek?

Niszczarki stanowią jedne z podstawowych urządzeń w biurach, zwłaszcza od momentu wejścia w życie w 2018 roku ustawy o ochronie danych osobowych. Tego typu urządzenia pozwalają skutecznie pozbyć się niepotrzebnych dokumentów, bez ryzyka przechwycenia znajdujących się w nich informacji przez osoby trzecie. Obecnie na rynku znajduje się wiele modeli niszczarek, różniących się m.in. sposobem tnięcia. Co istotne, zakup urządzenia do użytku biurowego nie może być przypadkowy. Czym zatem kierować się przy wyborze sprzętu?

Stopień tajności niszczarki a rodzaj dokumentów

Rodzaj przetwarzanych dokumentów jest pierwszą kwestią jaką powinniśmy uwzględnić podczas zakupu niszczarki. Norma DIN 66399 definiuje siedem poziomów bezpieczeństwa niszczenia danych, w zależności od tego jaka jest ich ważność i poufność. Informacja o stopniu tajności jest umieszczona przez producentów na urządzeniu, dlatego nie ma problemu ze znalezieniem potrzebnego modelu. W praktyce, stopień tajności oznacza jakiej wielkości będą ścinki lub paski dokumentów przepuszczonych przez niszczarkę. W przypadku ściśle tajnych danych, kwalifikujących się do siódmego poziomu bezpieczeństwa (P-7), uzyskamy resztki, których szerokość nie przekracza 1 mm, a maksymalna powierzchnia 5 mm².

Sposób cięcia

To kryterium w dużej mierze łączy się z poprzednim. Obecnie na rynku dostępne są niszczarki tnące dokumenty na dwa sposoby.

  • Paski – tego typu sprzęty to najbardziej budżetowe modele. Można znaleźć je w firmach, w których przetwarza się dokumenty o niskim stopniu tajności, zaliczane maksymalnie do poziomu P-2. Mowa zatem o dokumentach wewnętrznych przedsiębiorstwa, korespondencji oraz innych niskiego ryzyka. Przepuszczając kartkę przez takie urządzenie, otrzymujemy kilkanaście podłużnych pasków.
  • Ścinki – ten sposób niszczenia jest zalecany dla dokumentów i nośników, które można określić jako dane wrażliwe i poufne. W praktyce dotyczy poziomów tajności od P-3 do P-7. Urządzenia tego typu tną papiery na niewielkie kawałeczki, z których niemożliwe jest ułożenie pierwotnego dokumentu. Zaletą takich modeli jest to, że powstałe resztki są bardzo drobne i nie zajmują dużo miejsca. Co za tym idzie, nie ma konieczności zbyt częstego opróżniania pojemnika.

Kategorie nośników, które można włożyć do niszczarki

Choć w zdecydowanej większości firm niszczy się jedynie dokumenty, w niektórych biurach może pojawić się konieczność pozbycia się również innych nośników, m.in. takich jak karty kredytowe, płyty CD, DVD czy karty pamięci. W tym przypadku mówimy o klasie niszczenia, z którą warto się zapoznać na etapie zakupu urządzenia.

  • Standardowe niszczarki oferują klasę niszczenia P-1 do P-7. Dotyczy ona przede wszystkim papierów, wydruków oraz klisz drukarskich.
  • Klasa F-1 do F-7 pozwala na zniszczenie informacji, które są prezentowane w zmniejszonym rozmiarze. Mowa o slajdach, mikrofilmach oraz kliszach.
  • Klasa O-1 do O-7 to niszczarki umożliwiające niszczenie nośników optycznych, w tym płyt CD i DVD.
  • Kolejna jest klasa T-1 do T-7. W tym przypadku urządzenia mogą niszczyć informacje znajdujące się na nośnikach magnetycznych, m.in. takich jak dyskietki oraz identyfikatory.
  • Klasa H-1 do H-7 dotyczy dysków twardych, czyli magnetycznych nośników danych.
  • Ostatnim typem jest klasa E-1 do E-7, umożliwiająca niszczenie informacji znajdujących się na nośnikach elektronicznych, takich jak karty SSD czy karty pamięci.

Oprócz wyżej wymienionych kwestii, warto wziąć pod uwagę również to jak często zamierzamy używać niszczarki, dopasowując wielkość pojemnika na ścinki lub paski. Bardzo ważnym kryterium jest również wydajność sprzętu, określająca liczbę dokumentów jakie można zniszczyć za jednym razem. Dzięki temu, unikniemy przestojów oraz znacznie przyspieszymy cały proces pozbywania się papierów lub innych nośników informacji.