Drukarka do firmy – jaką wybrać?

Wybór drukarki do firmy to temat rzeka, w którym łatwo się pogubić pomiędzy prawdą, mitem i reklamą produktów. Nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi na pytanie o drukarkę idealną, czy to dla małej, średniej czy dużej firmy – wszystko zależy od specyfiki konkretnej działalności.

Idealna drukarka do firmy – na co zwrócić uwagę?

Zanim zaczniesz wybierać drukarkę do swojego biura, odpowiedz sobie na jedno podstawowe pytanie – do czego drukarka jest ci potrzebna? Przed wyborem urządzenia należy określić, jaka powinna być wydajność nowej drukarki. Ważne jest pytanie zarówno o ilość wydruków, jak i ich rodzaj – czy mają to być jedynie dokumenty typowo biurowe, dokumentacja charakterystyczna dla rodzaju wykonywanej działalności, czy może materiały promocyjne? W jakim formacie? Czy jakość wydruków musi być wysoka, czy wystarczy przeciętna? Czy będziesz drukować tylko na zwykłym papierze?

Właściciele małych, jednoosobowych firm, mają zazwyczaj zapotrzebowanie podobne do tego, jakie jest charakterystyczne dla drukarek domowych. Nie może być to jednak regułą, ponieważ wszystko zależy od charakteru wykonywanej działalności – zupełnie inną będzie miał programista, grafik, projektant wnętrz czy copywriter. Z drugiej zaś strony tradycyjne, drukowane dokumenty coraz częściej zastępują nam dokumenty elektroniczne, co wpływa znacząco na oczekiwania wobec drukarki. Dlatego tak ważne jest wzięcie pod uwagę wszystkich przewidywalnych danych i określenie ilości, rodzaju i oczekiwanej jakości wydruków.

Koszty zakupu a koszty eksploatacji

Drukarkę do firmy można kupić już za niewiele ponad 100 złotych. Czy jednak taki produkt okaże się wystarczający? Tanie drukarki świetnie sprawdzają się w domu i w biurze, a nieraz są równie bezawaryjne, co urządzenia zaprojektowane specjalnie dla biur – z myślą o ich typowych potrzebach. Nigdy jednak nie będą tak jak one wydajne. Przede wszystkim, jeżeli wydruków ma być dużo, nieprzyjemnie zaskoczą cię koszty zakupu tuszu. Mimo niskiej ceny produktu wkrótce może się okazać, że drukowanie kosztuje cię więcej, niż gdybyś wybrał drogi, profesjonalny sprzęt.

Laserowe, atramentowe, czy sublimacyjne?

Wybór zależy od potrzeb firmy – każda z nich ma wady i zalety. Drukarki laserowe są szybkie i wydajne, dlatego są chętnie wybierane przez firmy większe, o dużym zapotrzebowaniu na wydruki. Monochromatyczne wersje są dość tanie w eksploatacji, jednak nie każdej firmie taka drukarka wystarczy. Co do zasady, drukarki laserowe są droższe zarówno w eksploatacji, jak i w zakupie. Są także większe i generują sporo hałasu, dlatego pod uwagę trzeba wziąć również warunki lokalowe.

Drukarki laserowe pracują wolniej, ale są ciche i zużywają mniej prądu. Co prawda jakość wydruków monochromatycznych z takich drukarek jest niższa, a koszty wydrukowania takiego dokumentu, summa summarum, są niższe niż w przypadku drukarki laserowej. Przy małej ilości dokumentów zakup drukarki atramentowej mimo to bardziej się opłaci. A szczególnie, jeśli materiały mają być drukowane w wersji kolorowej.

W niektórych typach działalności najlepiej sprawdzają się niezawodne, długowieczne drukarki igłowe. Są bardzo szybkie, tanie w zakupie i eksploatacji, ale wydruki charakteryzują się dość niską jakością. Co więcej, urządzenia te są naprawdę głośne. Stosunkowo młodym rozwiązaniem jest technologia żelowa. Koszt zakupu drukarki żelowej jest obecnie dość wysoki, a wybór produktów niewielki. Za to wydruki są szybkie, nie rozmazują się, szybko wysychają, a do tego eksploatacja jest niedroga. W niektórych typach działalności najlepiej sprawdzą się sporo droższe, ale dające duże możliwości drukarki sublimacyjne.

Jaką drukarkę wybrać do firmy? Podsumowanie

Zanim zaczniesz przebierać w ofertach, odpowiedz sobie na kilka pytań:

  • ile będziesz drukować?
  • co będziesz drukować, na jakim materiale i w jakim formacie?
  • jaki masz budżet na drukarkę?
  • bardziej zależy ci na jakości i szybkości drukowania, czy może na niskich kosztach eksploatacji?
  • jakie są twoje warunki lokalowe – jak duża i hałaśliwa może być drukarka?
  • czy ważne są funkcje dodatkowe, takie jak fax, kserokopiarka, skaner, a także opcja łączności WiFi?