Na co zwrócić uwagę kupując kserokopiarkę do biura?

Kserokopiarki to jedne z najważniejszych i najczęściej używanych urządzeń biurowych. Z tego względu warto poświęcić dłuższą chwilę nad wyborem odpowiedniego sprzętu. Jego rodzaj powinien być dopasowany m.in. do wielkości firmy, liczby osób korzystających z urządzenia oraz naszych potrzeb dotyczących funkcjonalności. Na rynku znajduje się całe mnóstwo modeli różniących się parametrami, dlatego podjęcie ostatecznej decyzji może nie być zbyt łatwe. Jakie kryteria należy zatem wziąć pod uwagę?

Wydajność kserokopiarki

Przed zakupem należy zastanowić się jak często będziemy korzystać ze sprzętu i przez jaką liczbę osób będzie on eksploatowany. W przypadku dużych firm, gdzie przetwarza się mnóstwo dokumentów, wysoka wydajność jest bardzo istotna, gdyż wpływa na komfort pracy oraz ogranicza ryzyko przestojów w oczekiwaniu na skorzystanie z urządzenia. Sprawdźmy zatem jakie są możliwości wybranego przez nas modelu w zakresie liczby arkuszy drukowanych na minutę. Oszacowanie danych nie powinno być zbyt skomplikowane. Najlepiej wybrać sprzęt, którego wydajność jest nieco większa niż nasze potrzeby, tak aby w razie potrzeby mieć zapas.

Rozmiar urządzenia

Kserokopiarki dzielą się na wolnostojące oraz biurkowe. Rozmiar jest bezpośrednio związany z ceną sprzętu i zazwyczaj z jego wydajnością. Najbardziej zaawansowane technologicznie modele można porównać do rozbudowanych komputerów, które oferują całe mnóstwo funkcji, ułatwiających korzystanie. Należy jednak przygotować się na to, że takie kserokopiarki zajmują sporo miejsca. Są to ciężkie sprzęty, które trudno przesunąć, dlatego kluczowe jest wygospodarowanie odpowiedniej przestrzeni. Urządzenie będzie musiało zostać umieszczone w takim miejscu, aby nie utrudniało przemieszczenia się we wnętrzu. Z oczywistych względów, taka kserokopiarka raczej nie sprawdzi się w niewielkim biurze. Rozwiązaniem są za to modele biurkowe. Pomimo znacznie mniejszych rozmiarów, oferują wysoką jakość wydruku i stanowią w pełni profesjonalny sprzęt.

Koszty eksploatacji

Osoby decydujące się na zakup kserokopiarki do biura mają na celu przede wszystkim ograniczenie kosztów związanych z eksploatacją. Oznacza to odnalezienie pewnego złotego środka pomiędzy ceną zakupu, kosztem materiałów i funkcjonalnością. Nie warto przepłacać za urządzenia, których nie będziemy wykorzystywać w 100%. Z drugiej strony, przy częstym użytkowaniu, zakup tańszego sprzętu z mniejszymi możliwościami również okaże się mało korzystny. Warto upewnić się jak wygląda kwestia dostępności materiałów eksploatacyjnych i czy jest możliwe używanie zamienników.

Dostępne funkcje

W wielu firmach wykorzystuje się wyłącznie funkcje drukowania, skanowania i kserowania, na dodatek w druku monochromatycznym. Jeśli nasze potrzeby również ograniczają się tylko do tych kwestii, zakup bardziej zaawansowanej kserokopiarki będzie mijać się z celem. Warto pamiętać, że dodatkowe funkcje np. takie jak faks, z którego w praktyce korzysta niewiele biur, podwyższają cenę urządzenia. Podobnie jest z drukiem kolorowym. Gdy zamierzamy przetwarzać dokumenty wyłącznie o charakterze wewnętrznym, zupełnie wystarczający okaże się podstawowy sprzęt.

Nowa czy używana kserokopiarka?

Jeśli zależy nam na bardziej zaawansowanym modelu, a jednocześnie dysponujemy ograniczonym budżetem, dobrym rozwiązaniem jest zakup używanej kserokopiarki. Ogromnym plusem jest możliwość znalezienia wysokiej jakości urządzenia w bardzo atrakcyjnej cenie. W tym przypadku warto jednak skorzystać z ofert renomowanych sprzedawców, aby mieć pewność, że otrzymujemy pełnowartościowy produkt.